Hinzuschätzung: Ist die Verwendung einer Excel-Tabelle bei der Kassenführung schädlich?

In der Gastronomie wird vieles bar bezahlt. Der Staat hat daher in den letzten Jahren die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung hinsichtlich der Kassen verschärft. Durch die Nutzung elektronischer, zertifizierter Kassen wird auch für den Unternehmer selbst die Gefahr einer Hinzuschätzung durch das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung minimiert. Das Finanzgericht Münster (FG) hat kürzlich in einem Fall entschieden, in dem zwar eine Registrierkasse genutzt wurde, daneben aber auch Excel-Aufzeichnungen erstellt wurden.

Die Klägerin betrieb in den Jahren 2011 bis 2013 einen Irish Pub, in dem Speisen und Getränke angeboten wurden. Der Gewinn wurde durch Bilanzierung ermittelt. Für die Erfassung der Einnahmen verwendete die Klägerin eine elektronische Registrierkasse. Die in den Z-Bons ausgewiesenen Einnahmen übertrug sie unter Ergänzung von Ausgaben und Bankeinzahlungen in eine Excel-Tabelle, mit der sie täglich den Soll- mit dem Ist-Bestand der Kasse abglich. Weitere Kassenberichte erstellte sie nicht. Neben dem regulären Betrieb nahm die Klägerin an Sonderveranstaltungen teil. Dabei nutzte sie für den Verkauf über Außentheken teilweise geliehene elektronische Registrierkassen und erfasste deren Einnahmen wie im Pub. Teilweise erfasste sie auch Bareinnahmen in offenen Ladenkassen, für die sie keine Kassenberichte führte. Die gesamten Einnahmen trug sie aber auch hier in eine Excel-Tabelle ein. Bei einer Betriebsprüfung wurde die Verwendung der Excel-Tabellen beanstandet. Hierdurch seien die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung nicht erfüllt worden und Sicherheitszuschläge zwischen 15.000 EUR und 29.000 EUR pro Jahr zum Gewinn vorzunehmen.

Die Klage vor dem FG war teilweise erfolgreich. Hinsichtlich der offenen Ladenkasse bei Sonderveranstaltungen ohne tägliche Kassenberichte und falsch verbuchte Gutscheine besteht eine Schätzungsbefugnis des Finanzamts. Hierfür ist allerdings nur ein Sicherheitszuschlag in Höhe von 2.000 EUR pro Jahr gerechtfertigt. Entgegen der Auffassung des Finanzamts führt die Verwendung eines Excel-Dokuments für einen täglich durchgeführten Kassensturz nicht bereits dazu, dass die Klägerin ihre Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht entsprechend einer ordnungsmäßigen Buchführung täglich festgehalten hat. Bei Einsatz einer elektronischen Registrierkasse kann ein Festhalten der Kasseneinnahmen und -ausgaben auch durch eine geordnete Ablage der Belege erfolgen. Erstellt die Gastwirtin darüber hinaus "überobligatorische" Kassenberichte in Form eines Excel-Dokuments, steht dies einer ordnungsmäßigen Buchführung nicht entgegen. Die mangelhafte Kassenführung bei der offenen Ladenkasse wirkt sich nicht auf die (ordnungsgemäße) Verwendung der elektronischen Registrierkasse aus.

Hinweis: Mängel der Kassenführung lassen sich vermeiden. Wir unterstützen Sie gerne und beantworten Ihre Fragen zu einer ordnungsgemäßen Buchführung.

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(aus: Ausgabe 11/2021)