Bei vielen Unternehmern stellt sich ein mulmiges Gefühl ein, wenn der Betriebsprüfer die digitalisierten Steuerdaten des Betriebs auf seinen Laptop lädt. Denn verlässt der Prüfer die geschützten Amts- oder Geschäftsräume, geht mit ihm auch der komplette "Datenschatz" der Firma auf Reisen. Nicht auszudenken, wenn die Informationen durch einen Diebstahl in die falschen Hände geraten.

Genau diese Bedenken hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem aktuellen Urteilsfall geteilt. Das Gericht entschied, dass das Finanzamt nicht dazu berechtigt ist, die digitalen Daten eines Betriebs über den Zeitraum der Prüfung hinaus auf Rechnern außerhalb der Behörde zu speichern. Der BFH erklärte, dass der Gefahr missbräuchlicher Datenverwendung angemessen Rechnung getragen werden muss, so dass die Daten des Unternehmens nur in den Geschäftsräumen des Geprüften oder an Amtsstelle erhoben bzw. verarbeitet und nach dem Abschluss der Außenprüfung nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung aufbewahrt werden dürfen.

Hinweis: Auch die Datenaufbewahrung an Amtsstelle ist zeitlich begrenzt - sie darf nur solange erfolgen, wie die Daten noch für Zwecke des Besteuerungsverfahrens benötigt werden (z.B. für ein laufendes Klageverfahren).

Die rechnergestützte Außenprüfung sieht der BFH durch seine einschränkenden Aufbewahrungsregeln nicht nennenswert beeinträchtigt.

Hinweis: Der bisherigen weitgehend uneingeschränkt möglichen Speicherung von Besteuerungsdaten auf Prüfer-Notebooks werden durch das neue BFH-Urteil deutliche Grenzen gesetzt. Weist das Finanzamt allerdings in seiner Prüfungsanordnung darauf hin, dass es die räumlichen und zeitlichen Aufbewahrungsbeschränkungen einhält, darf es vom geprüften Unternehmen nach Gerichtsmeinung weiterhin die Datenüberlassung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger fordern (sogenannter Z3-Zugriff).

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(aus: Ausgabe 11/2015)